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« N’importe qui peut utiliser AES, il suffit de savoir lire »

« Nous en sommes tellement contents que nous allons faire l’acquisition du module Voyages ! » s’enthousiasme Hélène Jond, responsable du service restauration à l’intendance du lycée Camille Corot, à Morestel, en Isère, où 700 élèves en moyenne, sur les 827, déjeunent au self. Cela fait une dizaine d’années que l’établissement est équipé du matériel d’Alise, avec une borne de réservation à côté de l’accueil et un distributeur de plateaux avec lecteur de badges au self (Pass Région). La création d’une cafétéria est en projet, qui devrait être dotée d’un deuxième lecteur de cartes. Hélène Jond a découvert AES à sa prise de poste en septembre 2018 : « Moi qui en ai une utilisation quotidienne pour toutes les opérations financières notamment, je le trouve très intuitif et facile à utiliser. Les aides et les fiches synthétiques permettent une prise en main rapide, facile et efficace. Il suffit de savoir lire pour l’utiliser ! 70% des familles paient désormais en ligne, grâce à la mise en place de l’Espace Famille en 2010. Pour nous, c’est fabuleux, nous avons une traçabilité des paiements et gagnons un temps considérable. Et le rapprochement entre la remontée des paiements sur Alise et le Relevé Trésor permet un contrôle infaillible. » L’établissement compte même acquérir un module de gestion de la restauration, afin de faciliter le travail du chef (achats, stocks, bons de commande, menus, etc.), qui sera interfacé avec Arc-en-Self. « Une fois les menus édités dans l’application, ils apparaîtront automatiquement dans l’Espace Famille. » Hélène Jond utilisait un autre système dans son emploi précédent, et avoue qu’elle ne reviendrait pas en arrière : « Et si je devais changer d’établissement, je ferais installer Alise ! »

« Avec Arc-en-Self, il n’y a pas de limites ! »

Christine Diaz est secrétaire de gestion depuis 5 ans au collège Les Roussillous, sorti de terre en 2002 à Saint-Pierre de Lages (15 km de Toulouse). L’établissement compte 522 élèves, dont 508 demi-pensionnaires, qui doivent badger pour déjeuner au self. « La Vie Scolaire, qui dispose d’une carte pass, est également connectée à AES, ce qui permet à l’équipe de voir qui n’a pas déjeuné et si l’absence éventuelle est justifiée. Elle utilise l’onglet “éditions” du logiciel, pour les mises à jour, explique-t-elle. » Christine Diaz et l’équipe comptable sont équipées d’AES pour la gestion des repas, et de GFC pour les droits constatés. « J’ai conscience de ne pas utiliser la solution à son plein potentiel. Je m’en suis rendu compte notamment en suivant le premier wébinaire, le 1^er avril dernier, qui portait sur la clôture et les comptes d’avance – j’ai même reçu le Power Point de support à l’issue ! Néanmoins, nous nous en servons quotidiennement pour l’encaissement des repas au ticket, les remplacements de badges, l’édition du suivi financier ou la clôture mensuelle… J’ai utilisé de nombreux logiciels tout au long de ma vie professionnelle, c’est le seul qui ne m’ait pas posé de problème, et avec lequel je ne me suis jamais retrouvée devant un mur. Avec Alise, il n’y a pas de limites. J’appelle d’ailleurs très rarement la hotline car je trouve toujours les infos ; elles arrivent même en mode anticipé – je pense aux petites alertes que nous recevons régulièrement, pour commander les badges, par exemple. Nous n’avons pas à nous inquiéter d’oublier quoi que ce soit… »

« Une fois le logiciel paramétré, n’importe quel professionnel peut l’utiliser correctement »

Patrice Gracchus, 41 ans, gestionnaire adjoint au lycée Darius Milhaud, au Kremlin-Bicêtre (94), depuis septembre 2009, utilise le matériel d’Alise depuis son arrivée. L’établissement compte 1 600 élèves, de la seconde à la terminale (générale, technologique et professionnelle), avec trois sections de BTS et des formations diplômantes d’aide-soignant et d’auxiliaire de puériculture. Le self est équipé de deux distributeurs de plateaux avec lecteur de cartes, et la cuisine, d’un compteur relié aux distributeurs, pour aider le chef à évaluer la quantité de mets restant à préparer. Un PDA et une tablette viennent en renfort, pour la gestion des oublis de carte. La cafétéria quant à elle, créée en 2015, est dotée d’un écran tactile avec lecteur de cartes.

Il apprécie particulièrement la fluidité du logiciel

Le système Arc-en-Self permet à Patrice Gracchus, au quotidien, de gérer les droits constatés, les encaissements et les bourses. « J’apprécie particulièrement la fluidité du logiciel, la lisibilité des informations, son aspect pratique et son exhaustivité. Une fois paramétré, n’importe quel professionnel peut l’utiliser correctement. Ce qui est intéressant également, c’est la traçabilité sur dix ans, utile lorsqu’il y a un contentieux ou pour rechercher une adresse ou autres données. » Le gestionnaire adjoint a pu faire évoluer le logiciel en interne en lui adjoignant une fonctionnalité de prélèvement sur le compte bancaire des familles. « Je peux dire aujourd’hui que j’exploite le logiciel à 90-95% de ses capacités, il m’arrive même souvent de former ou de dépanner des collègues des établissements du secteur. Et lorsque je pense qu’une amélioration peut être apportée, je n’hésite pas à communiquer ma demande à la hotline. » Un service client qu’il peut également solliciter pour débloquer une situation (le logiciel est sécurisé et la suppression de documents à J+1, par exemple, nécessite un code de l’éditeur). « On me répond toujours avec amabilité et professionnalisme, même lorsque je pose une question pointue, ce qui est souvent le cas, quitte à être rappelé un peu plus tard. »

« Je ne pourrais plus travailler sans AES ! »

Séverine Planchet est secrétaire de gestion au collège Jean Rostand à Orvault depuis 2004. Les solutions Alise y ont fait leur entrée en 2011, avec AES Perf+, un lecteur de biométrie RCM et cartes au self (un seul élève utilise encore une carte) et un lecteur de chèques. « J’utilise plus particulièrement l’application pour entrer les bourses, les encaissements et traiter les voyages, suivre les élèves, la restauration… Je l’utilise tout le temps, décrit Séverine Planchet. Ce que j’apprécie le plus, c’est qu’à partir de quelques données, il est possible, en deux ou trois clics, de décliner plusieurs documents : attestations de voyage, rappels de cantine, etc. Concernant l’envoi d’avis aux familles par mail, je suis obligée de sélectionner les adresses par niveaux de classes (6^es, 5 ^es, 4 ^es, 3 ^es), car si leur nombre est trop important, l’envoie bloque ; AES permet cette manipulation aisément. Tout est facile, rapide, intuitif et fait gagner beaucoup de temps. La grande force d’AES ? La fonction traitement de texte, qui permet de personnaliser tous les courriers, l’envoi par mail depuis la plateforme, la lisibilité et l’évolution permanente. On voit qu’Alise est à l’écoute des demandes. Je suis extrêmement satisfaite du logiciel. Si je devais changer d’établissement, il faudrait qu’il soit équipé d’Arc-en-Self. »

" Le logiciel est très complet, pratique, clair ! "

A la cité scolaire Lazare de Schwendi, à Ingersheim, en Alsace, qui accueille 800 élèves de collège et lycée, ce sont 450 demi-pensionnaires qui se succèdent au self pour déjeuner. Valérie Deroo, adjointe administrative, y travaille depuis 11 ans avec les outils d’Alise : un lecteur de badges et de biométrie par reconnaissance du contour de la main qui a succédé au lecteur de cartes en 2013, et l’application AES, bien sûr. « Nous utilisons toutes les principales fonctionnalités du système : suivi, encaissements, bourses, voyages… La prise en main est facile, le logiciel est très complet, pratique, clair, et les explications, faciles à trouver si besoin, dans la FAQ, les fiches synthétiques ou l’aide. Quant à la hotline, parfaite aussi : les fois où j’y ai eu recours, les techniciens ont toujours résolu mon problème ; ils comprennent même la compta, prennent la main à distance, et nous montrent en expliquant. » Valérie Deroo est curieuse, elle explore le logiciel pour l’exploiter toujours mieux. « Mais je ne maîtrise pas tout. Je souhaite, par exemple, mettre en place les passages prioritaires, mais je ne sais pas encore comment faire. Je m’inscrirai à la prochaine formation en mode expert. » Alise propose en effet des formations présentielles en région. Valérie Deroo adhère également au club des utilisateurs, indépendant d’Alise. « Nous y avons des collègues qui sont devenus des experts et peuvent nous conseiller, c’est rassurant, explique-t-elle. » Prochain chantier ? La mise en place d’un espace famille sur le site de la cité scolaire, interfacé avec Arc-en-Self !